Como desactivar las claves de acceso de un antiguo empleado
Publicado el 3 agosto, 2017

Cuando uno de nuestros trabajadores deja de formar parte de nuestro equipo, es necesario que bloqueemos su acceso al sistema, de esta manera evitamos que siga controlando información, realizando reservas y anulaciones, gestionando la base de clientes… etc

Este proceso es muy sencillo y podemos hacerlo nosotros mismos accediendo con las claves de administrador del negocio.

Para esto, vamos a Utilidades – Usr.Especial Monitor :

Una vez dentro, veremos todo el listado de usuarios que tenga creado este club:

En este listado se ven a los usuarios que están de baja y a los que no.

Para dar de baja a uno de ellos (en el ejemplo hemos marcado a la monitora Paloma de natación), debemos pulsar sobre la  opción “Ir a su ficha” y una vez dentro, pinchamos en “Baja”

Seleccionamos el motivo de la baja y nuestro usuario ya tendrá acceso bloqueado al sistema con sus claves de monitor/ recepción/ administrador…

Seguimos mejorando!!!



¿Te has olvidado de la contraseña de acceso al sistema?
Publicado el 21 julio, 2017

¿Qué se puede hacer si nos ocurre esto? ¿Cómo conseguimos nuestra clave para poder acceder a reservar?

Muy sencillo, justo debajo del lugar donde deberíamos anotar nuestra contraseña nos aparece la siguiente frase: ¿Has olvidado tu contraseña?

Pulsamos encima y una vez seleccionada la forma de envío, el sistema nos mandará nuestra clave para poder acceder al sistema.

Seguimos mejorando!!!



Distintas características en función del tipo de cliente
Publicado el 13 julio, 2017

Como sabéis, nuestro sistema es ajustable y personalizable a todos los negocios y a  las distintas característica de cada centro.

Los tipos de cliente también son distintos en cada caso y responden a unas condiciones diferentes.

Para cambiar las características concretas de un tipo de cliente que tengamos creado en el sistema, iremos a Utilidades – Configurar club – Tipos de cliente:

1º- Seleccionamos el tipo de cliente que queramos modificar y pulsamos en “Ajustes”.

2º- Desde aquí podemos:

  • Añadir una condición para que este tipo de cliente sólo pueda estar disponible para usuarios que estén entre un rango de edad determinado (en el momento que cumplan años y salgan de este segmento de edad, se les modificará el tipo de cliente de forma automática).
  • Podemos configurar diferente tiempo de anulación en función del tipo.
  • Especificar una antelación de reserva concreta.
  • Añadir un contador particular para ese tipo y un color específico en la parrilla de reservas.
  • Seleccionar las cuotas y las matrículas a las que tendrá acceso este cliente.
  • Definir los servicios a los que tendrá acceso y podrá reservar y a los que no.
  • Elegir los bonos que podrá utilizar en sus gestiones y a los que no tendrá acceso.

Desde este enlace podréis ver un ejemplo de cómo modificar las características de un tipo de cliente:

Modificar un tipo de cliente

Seguimos mejorando!!!



Listados de IVA
Publicado el 7 julio, 2017

Trimestralmente los centros presentáis el IVA a la Agencia Tributaria.

A través de Centro Reservas, podéis sacar de forma organizada y detallada el IVA de todos los cobros que se hayan realizado en las instalaciones, o, a través de la pasarela de pago.

Para que esta información sea correcta, es muy importante haber llevado correctamente la gestión de la  Caja Diaria.

Si esta gestión se lleva correctamente, la información que mostrarán los listados de IVA será la correcta, por lo que el detalle que saque organizado por tipos de IVA será el que tiene que declarar.

Para acceder a esta información lo haremos desde entrando a Utilidades > Contabilidad > Listados > Listado de Movimientos por Tipo de IVA (ACUMULADO):

Como vemos en la imagen, la información viene detallada por los IVAS de cada artículo o servicio.

Seguimos mejorando!!!



¿Cómo funcionan los listados?
Publicado el 30 junio, 2017

En esta entrada, vamos a centrarnos en los listados y en su forma de uso.

Los listados son, posiblemente, de las partes del sistema más utilizadas por todos nuestros clubes.

A través de estos, los centros podéis sacar información detallada de todos los procesos y actividades que se generan en vuestras instalaciones, filtrando información y seleccionando únicamente los datos que necesitéis.

Cuando estemos dentro de un listado, podemos crearlo como favorito para utilizar en otras ocasiones, crear un grupo de comunicación con este grupo de usuarios, enviar comunicación a través de SMS/ notificación o email:

Con  el buscador de la parte izquierda, iremos ocultando o mostrando la información que necesitemos:

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¿Se puede cambiar el orden de las personas apuntadas en la lista de espera?
Publicado el 21 junio, 2017

Esta semana uno de nuestros centros nos ha realizado esta pregunta y hemos pensado que sería bueno hacer un recordatorio en nuestro blog sobre este tema.

La respuesta es , es posible cambiar el orden de los usuarios que estén anotados en la lista de espera, tanto si se han apuntado ellos mismos accediendo con sus claves, como si habéis sido vosotros los encargados de apuntarlos desde administración/ recepción.

Este proceso sólo está disponible para que se realice desde administración y en ningún caso el cliente será consciente del cambio.

Vamos a ver el proceso para la lista de espera de clases colectivas y después veremos cómo utilizarlo en las pistas deportivas:

CLASES COLECTIVAS

La clase de Pilates a las 19:00 de la tarde está completa, por lo que, los usuarios interesados en asistir que no han conseguido plaza, se han apuntado en la lista de espera.

Tenemos dos usuarios apuntados a la lista de espera a esa hora; para apuntar clientes o para ver a aquellos que están inscritos, debemos pulsar aquí:

Si pulsamos en el icono para ver los apuntados, nos aparecerá el listado:

En este listado podemos ver la hora a la que están apuntados a la lista, el nombre de los usuarios y la foto, aparecen también dos flechas (una hacia arriba y otra hacia abajo), pegado a estas, vemos la posición en la que se encuentra el cliente. “Pos: x”

Pulsando sobre las flechas subiremos o bajaremos la posición del cliente, modificando así su orden en la lista de espera.

Si pulsamos en el aspa, borramos a la persona de este listado, por lo tanto, si quedase un hueco libre, no se avisaría al cliente.

PISTAS DEPORTIVAS

El procedimiento en el caso de las pistas es similar, la única diferencia es que la información de la lista de espera se ve directamente debajo de la parrilla, sin necesidad de pulsar en ningún botón.

Para añadir clientes, daremos en el icono más (señalado en la imagen), también desde la parrilla de reservas:

Cuando tenemos a más de un usuario apuntado, con las flechas modificamos el orden y con el aspa eliminamos:

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¿Cómo cambiamos las condiciones y reglas de un tipo de cliente?
Publicado el 16 junio, 2017

Continuamente hablamos sobre los tipos de cliente y sus características.

Como sabéis, cuando creamos un tipo de cliente, configuramos una serie de reglas que se aplicarán a todos los usuarios que seleccionemos para formar parte de esa tipología.

En esta entrada, queremos recordaros cómo modificar estas condiciones que tenemos creadas previamente: modificar el tiempo de anulación, restringir a este grupo de clientes el acceso a ciertos servicios… etc

Pulsando sobre este enlace veréis un vídeo en el cuál mostramos todo el proceso:

Cambiar las condiciones de un tipo de cliente

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¿Cómo impedir que los clientes dejen huecos de 30 minutos entre una reserva y otra?
Publicado el 7 junio, 2017

El sistema por defecto viene configurado con una regla que no permite a los clientes dejar huecos inutilizados en la parrilla.

Es decir, si nuestro club sólo ofrece reservas de una hora de duración, el sistema no permitirá que un cliente deje media hora vacía entre una reserva y la anterior, o la siguiente, de esta manera, lo que se pretende, es sacar la máxima rentabilidad a las pistas, aprovechando cada hueco libre para otra posible reserva.

Lo vemos con un ejemplo:

El club “ejemplo” ofrece la opción a los clientes de seleccionar reservas de 60 minutos, 90  o 120 min, vamos a ver cómo se va modificando la parrilla en función de la duración de reserva que hagan.

Si el cliente selecciona una duración de partido de 60 minutos la parrilla le aparece de la siguiente manera:

En la pista uno vemos que hay una reserva de 20:30 a 22:00 por lo que el sistema no permite hacer reserva de 60 minutos a las 20:00, lógicamente no hay espacio suficiente, se solaparía con la reserva que  ya está hecha que comienza a las 20:30.

Vemos también que a las 19:00 no permite reservar, esto es para que no quede media hora libre, si el sistema permitiese al cliente hacer esa reserva quedaría ocupado de 19:00 a 20:00 pero de 20:00 a 20:30 vacío y sin posibilidad de que nadie reserve ese hueco ya que la opción de reserva mínima es de 60 minutos.

En la pista dos, la lógica es la misma, si la reserva escogida es de 60 minutos, no podré reservar a las 16:00 ni a las 19:00 para no dejar un hueco vacío de media hora, tampoco podremos a las 17:00 ni a las 21:30 porque  no nos daría tiempo a finalizar la reserva; en el primer caso porque tenemos una reserva después (a las 17:30) y en el segundo, porque las pistas cierran.

-Voy a modificar la reserva, en lugar de seleccionar 60, cambiaré a 90 minutos.

Las pistas quedarán de la siguiente manera:

En este caso, en la pista uno, puedo hacer reserva a las 19:00 (al jugar 90 minutos, terminaría justo para que comience el partido de las 20:30), pero no me deja reservar a las 18:30 para no dejar la casilla de 20:00 a 20:30 desaprovechada.

En la pista dos, el sistema no permite reservar a las 15:30 ni a las 19:00 para que no queden huecos inutilizados.

-En esta ocasión voy a seleccionar un partido de 120 minutos, la parrilla se actualizará en función de la duración de mi reserva, quedando así:

En este caso, en la pista uno, no me permite reservar un partido de 120 minutos a las 18:00. Recordad que el resto de casillas que vemos como “no disponibles” es porque, al haber una reserva a las 20:00 no entra una reserva de 120, ni a las 19:00, ni a las 19:30, ni a las 20:00.

En la pista dos, vemos que hay una reserva de 17:30 a 18:30, el sistema me permite reservar a las 15:30 pero a las 15:00 no, ya que quedaría un hueco desaprovechado.

Esta regla, viene configurada en el sistema para las pistas deportivas (tenis, fútbol, pádel…). Si algún club no quiere que se ejecute esta regla para sus pistas, nos avisa y lo desactivamos sin problema.

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La importancia de utilizar el apartado NOTICIAS
Publicado el 29 mayo, 2017

En otras ocasiones, ya os hemos hablado sobre la importancia de actualizar el apartado de noticias para llegar a todos vuestros clientes.

Una vez más, queremos insistir en este tema ya que, es fundamental, tanto para mejorar la imagen que proyectáis a vuestros clientes, como por la utilidad de mantener a los usuarios informados de vuestros cambios, modificaciones o novedades.

El apartado de noticias os puede servir para:

1- Publicar artículos sobre noticias relacionadas con el centro o las actividades que realicéis en él:

2- Ofrecer mayor visibilidad a vuestros patrocinadores:

3- Publicar el calendario de actividades y clases colectivas para mayor comodidad de vuestros clientes:

4- Utilizar el sistema para promocionar algún espacio ajeno que pueda resultar interesante para los usuarios que acceden a la plataforma de reservas:

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Traspaso del saldo del bono de un cliente, al bono de otro cliente
Publicado el 12 mayo, 2017

Al estar realizando la configuración de varios clubes, he visto que muchos de ellos ven muy útil la opción de traspasar saldo del bono de un cliente al bono de otro, de esta manera, lo que se consigue es dar total autonomía a los clientes para gestionar sus sesiones, su saldo… etc

Se puede configurar de dos maneras diferentes:

- Permitir que los clientes sólo puedan traspasar saldo entre usuarios con los que estén asociados:

- Dar opción a que los clientes, traspasen saldo de su bono a cualquier otro cliente del club (tanto si es un cliente asociado, como si no lo es).

La herramienta de traspaso de saldo  puede restringirse a un tipo de bono concreto y no a la totalidad de los bonos que se estén utilizando en el club.

El proceso de activar esta opción es interno, por lo que simplemente nos tenéis que solicitar la activación y nosotros lo dejamos preparado para que vuestros clientes comiencen a utilizarlo.

Seguimos mejorando!!!